Exact Online uitbreiden: concrete voorbeelden van maatwerk koppelingen

Exact Online is een krachtig ERP-systeem dat veel bedrijven gebruiken voor boekhouding, voorraadbeheer en andere administratieve taken. Maar zoals bij veel standaardsoftware, heeft Exact Online zijn beperkingen. Gelukkig kunnen we Exact Online uitbreiden met maatwerk koppelingen via API's, waardoor je het volledige potentieel van je ERP-systeem kunt benutten.

In dit artikel bespreken we concrete voorbeelden van maatwerk koppelingen met Exact Online, van webshop-integraties tot CRM-koppelingen, en alles daartussenin.

Waarom Exact Online uitbreiden

Exact Online biedt veel functionaliteit, maar heeft ook beperkingen:

Beperkte flexibiliteit: Standaard workflows kunnen niet altijd worden aangepast aan jouw specifieke processen.

Ontbrekende functionaliteit: Sommige functionaliteiten die je nodig hebt, zijn niet beschikbaar in de standaardversie.

Geen integratie met specifieke tools: Je gebruikt mogelijk andere tools die niet standaard met Exact integreren.

Handmatige tussenstappen: Vaak is er nog handmatig werk nodig om data tussen systemen te synchroniseren.

Maatwerk koppelingen via API's kunnen deze beperkingen oplossen door Exact Online uit te breiden met precies de functionaliteit die je nodig hebt.

Voorbeeld 1: webshop-Exact Online integratie

De uitdaging: Een bedrijf heeft een webshop (bijvoorbeeld WooCommerce, Shopify, of een maatwerk webshop) en gebruikt Exact Online voor boekhouding. Orders uit de webshop moeten handmatig worden overgenomen in Exact, wat tijdrovend en foutgevoelig is.

De oplossing: We ontwikkelen een API-koppeling die automatisch:

• Orders synchroniseert: Nieuwe orders uit de webshop worden automatisch aangemaakt in Exact Online
• Voorraad bijwerkt: Voorraadniveaus worden real-time gesynchroniseerd tussen webshop en Exact
• Klantgegevens synchroniseert: Nieuwe klanten uit de webshop worden automatisch toegevoegd aan Exact
• Facturen genereert: Facturen worden automatisch aangemaakt in Exact wanneer een order wordt afgerond

Het resultaat:

• Geen handmatige invoer meer nodig
• real-time voorraadsynchronisatie voorkomt overselling
• Automatische facturering bespaart uren per week
• Minder fouten door geautomatiseerde processen

Roi: Een bedrijf dat 5 uur per week besteedt aan handmatige orderverwerking, bespaart met deze integratie €7.500 per jaar (bij €30/uur).

Voorbeeld 2: CRM-Exact Online koppeling

De uitdaging: Een bedrijf gebruikt een CRM-systeem (zoals HubSpot, Salesforce, of een maatwerk CRM) voor klantrelatiebeheer, maar moet handmatig data synchroniseren met Exact Online voor boekhouding.

De oplossing: We ontwikkelen een bidirectionele API-koppeling die:

• Klantgegevens synchroniseert: Klantgegevens worden automatisch gesynchroniseerd tussen CRM en Exact
• Offertes synchroniseert: Offertes uit het CRM worden automatisch overgenomen in Exact
• Facturen synchroniseert: Facturen uit Exact worden automatisch gekoppeld aan klanten in het CRM
• Betalingen bijwerkt: Betalingsstatus wordt automatisch bijgewerkt in beide systemen

Het resultaat:

• Één bron van waarheid voor klantgegevens
• Geen dubbele invoer meer nodig
• Betere klantinzichten door gecombineerde data
• Automatische rapportage over klantrelaties en financiën

Roi: Door geautomatiseerde synchronisatie bespaart een bedrijf gemiddeld 3-5 uur per week aan handmatig werk, wat neerkomt op €4.500-€7.500 per jaar.

Voorbeeld 3: ShipServ-Exact Online integratie

De uitdaging: Een bedrijf gebruikt ShipServ voor offertes, maar moet deze handmatig overnemen in Exact Online voor boekhouding. Dit proces is tijdrovend en foutgevoelig.

De oplossing: We ontwikkelen een achtergrondapplicatie die automatisch:

• Offertes synchroniseert: Offertes uit ShipServ worden automatisch aangemaakt in Exact Online
• Gegevens valideert: De applicatie controleert of alle benodigde informatie aanwezig is
• Fouten afhandelt: Bij problemen worden meldingen gegenereerd voor het team
• Periodiek werkt: De synchronisatie gebeurt automatisch op ingestelde tijden

Het resultaat:

• Geen handmatige invoer meer nodig
• Minder fouten door automatische validatie
• Tijd bespaard voor het team
• Betere data-integriteit

Dit is een concrete case die we hebben geïmplementeerd voor een klant. Het proces dat voorheen uren per week kostte, gebeurt nu volledig automatisch op de achtergrond.

Voorbeeld 4: voorraadindicatoren automatisering

De uitdaging: Een bedrijf heeft complexe voorraadindicatoren nodig (min/max/kritiek) die dynamisch moeten worden berekend op basis van financiële rapportages en interne documenten. Exact Online biedt deze functionaliteit niet standaard.

De oplossing: We ontwikkelen een applicatie die:

• Data verzamelt: Automatisch relevante informatie uit Exact Online en interne documenten leest
• Berekent: Dynamisch voorraadindicatoren berekent op basis van door de klant gedefinieerde regels
• Upload: Periodiek de berekende indicatoren upload naar Exact Online
• Configureerbaar is: De klant kan eenvoudig berekeningsregels aanpassen

Het resultaat:

• Altijd actuele voorraadindicatoren
• Geen handmatige berekeningen meer nodig
• Betere voorraadplanning
• Geoptimaliseerd gebruik van werkkapitaal

Dit is een andere concrete case die we hebben geïmplementeerd. De klant beschikt nu altijd over actuele, bruikbare inzichten zonder handmatig werk.

Voorbeeld 5: e-mail marketing platform integratie

De uitdaging: Een bedrijf gebruikt een e-mail marketing platform (zoals Mailchimp, SendGrid, of een maatwerk oplossing) en wil klantgegevens synchroniseren met Exact Online.

De oplossing: We ontwikkelen een koppeling die:

• Klantgegevens synchroniseert: Nieuwe klanten uit Exact worden automatisch toegevoegd aan het e-mail platform
• Segmentatie mogelijk maakt: Klanten kunnen worden gesegmenteerd op basis van data uit Exact (aankoopgeschiedenis, waarde, etc.)
• Campagne resultaten bijwerkt: Resultaten van e-mail campagnes worden automatisch bijgewerkt in Exact
• Dubbele invoer voorkomt: Klanten hoeven niet handmatig te worden toegevoegd aan beide systemen

Het resultaat:

• Betere e-mail marketing door gecombineerde data
• Geautomatiseerde klantsegmentatie
• Betere ROI tracking van marketingcampagnes
• Tijd bespaard door geautomatiseerde synchronisatie

Technische aspecten van Exact API koppelingen

Exact Online API: Exact Online biedt een REST API die toegang geeft tot verschillende functionaliteiten zoals:

• Klantgegevens
• Orders en facturen
• Voorraad
• Financiële data
• En meer

Authenticatie: API-koppelingen gebruiken OAuth 2.0 voor veilige authenticatie.

Rate limiting: Exact Online heeft rate limits, dus koppelingen moeten hier rekening mee houden.

Error handling: Goede error handling is cruciaal voor betrouwbare koppelingen.

Data validatie: Data moet worden gevalideerd voordat het wordt gesynchroniseerd om fouten te voorkomen.

Roi berekening voor Exact koppelingen

Laten we een praktisch voorbeeld bekijken:

Scenario: Een bedrijf met 3 medewerkers die elk 5 uur per week besteden aan handmatige data-synchronisatie tussen verschillende systemen en Exact Online.

Kosten handmatig werk:

• 3 medewerkers × 5 uur/week × €30/uur = €450/week
• Per jaar: €450 × 52 weken = €23.400

Kosten API-koppeling:

• Ontwikkeling: €8.000 (eenmalig)
• Onderhoud: €1.500/jaar
• Totaal eerste jaar: €9.500
• Totaal per jaar daarna: €1.500

Besparing:

• Eerste jaar: €23.400 - €9.500 = €13.900 besparing
• Volgende jaren: €23.400 - €1.500 = €21.900 besparing per jaar

Roi: De investering verdient zich terug in minder dan 5 maanden, en levert daarna jaarlijks €21.900 op.

Wanneer is een Exact koppeling de juiste oplossing

Een Exact koppeling is ideaal wanneer:

• Je handmatige data-synchronisatie hebt tussen systemen
• Je real-time synchronisatie nodig hebt
• Standaard integraties niet voldoen aan jouw behoeften
• Je unieke workflows hebt die standaard software niet ondersteunt
• Je tijd wilt besparen door automatisering

Best practices voor Exact koppelingen

1. Start met een grondige analyse

Analyseer eerst je huidige processen en identificeer waar de grootste tijdwinst te behalen is.

2. Definieer duidelijke vereisten

Bepaal precies wat de koppeling moet doen en welke data moet worden gesynchroniseerd.

3. Test grondig

Test de koppeling grondig voordat je volledig overstapt, vooral edge cases en error scenarios.

4. Monitor en optimaliseer

Monitor het gebruik van de koppeling en optimaliseer waar nodig op basis van feedback.

5. Documenteer

Zorg voor goede documentatie zodat anderen de koppeling kunnen begrijpen en onderhouden.

Conclusie: breid Exact Online uit met maatwerk koppelingen

Exact Online is een krachtig systeem, maar met maatwerk koppelingen kun je het volledige potentieel benutten. Door API-integraties te ontwikkelen die precies aansluiten bij jouw behoeften, kun je tijd besparen, fouten voorkomen, en je processen optimaliseren.

Bij Codelines hebben we ervaring met het ontwikkelen van maatwerk koppelingen voor Exact Online. We analyseren jouw huidige processen, identificeren verbeterkansen, en ontwikkelen koppelingen die precies aansluiten bij jouw behoeften.

Wil je weten hoe wij jouw Exact Online kunnen uitbreiden met maatwerk koppelingen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We analyseren graag jouw huidige processen en bekijken waar API-koppelingen de grootste impact kunnen hebben.

Samen maken we jouw Exact Online slimmer, niet harder.