Digitale strategie, maatwerksoftware, echte impact – dat is waar wij voor staan. In dit geval hebben we een klant geholpen hun administratieve workflow te optimaliseren en handmatige fouten te verminderen, wat leidde tot aanzienlijke efficiëntiewinst.

Veel bedrijven worstelen met handmatige processen die tijdrovend en foutgevoelig zijn. Het kopiëren van data tussen verschillende systemen is een veelvoorkomend probleem dat niet alleen tijd kost, maar ook leidt tot inconsistenties en fouten. In dit artikel delen we hoe wij een klant hebben geholpen door een geautomatiseerde API-koppeling te ontwikkelen tussen ShipServ en Exact Online, waardoor handmatige invoer volledig werd geëlimineerd.

De uitdaging: handmatige dubbeling van offertes

Onze klant maakt gebruik van Exact Online voor boekhouding en andere administratieve taken. Voor specifieke operationele doeleinden gebruiken ze echter ook ShipServ om offertes op te stellen.

Het probleem? Elke offerte die in ShipServ werd aangemaakt, moest handmatig opnieuw worden ingevoerd in Exact Online. Dit proces was:

  • Tijdrovend: Medewerkers besteedden uren per week aan het kopiëren van data
  • Foutgevoelig: Handmatige invoer leidde regelmatig tot typefouten en inconsistenties
  • Frustrerend: Het team van de klant ervoer dit als repetitief en inefficiënt werk

Er was behoefte aan een naadloze oplossing om deze twee systemen met elkaar te verbinden en dubbel werk te elimineren.

Onze oplossing: geautomatiseerde API-integratie

We hebben een achtergrondapplicatie ontwikkeld die automatisch ShipServ en Exact Online verbindt via hun API's. Deze maatwerkoplossing zorgt ervoor dat offertes naadloos worden gesynchroniseerd tussen beide systemen.

Belangrijkste kenmerken van onze oplossing:

Gegevensvalidatie

Onze software controleert automatisch of alle benodigde informatie aanwezig is voordat een offerte wordt gesynchroniseerd. Dit voorkomt fouten en incomplete registraties. De validatie controleert bijvoorbeeld of alle verplichte velden zijn ingevuld, of prijzen correct zijn geformatteerd, en of klantgegevens compleet zijn. Wanneer er ontbrekende of onjuiste data wordt gedetecteerd, wordt de synchronisatie gestopt en ontvangt het team een melding, zodat ze de data kunnen corrigeren voordat deze naar Exact Online wordt overgenomen.

Naadloze integratie

Offertes uit ShipServ worden automatisch in Exact Online weergegeven zonder handmatige invoer. Het proces verloopt volledig geautomatiseerd op de achtergrond. Zodra een offerte in ShipServ wordt aangemaakt of gewijzigd, detecteert onze applicatie deze wijziging en synchroniseert deze direct met Exact Online. Dit betekent dat medewerkers geen enkele handmatige actie hoeven te ondernemen – de data wordt automatisch overgenomen met alle relevante informatie, inclusief klantgegevens, producten, prijzen, en voorwaarden.

Achtergrondautomatisering

De applicatie draait op de achtergrond, waardoor de dagelijkse werkzaamheden van de klant niet worden verstoord. Medewerkers kunnen gewoon doorwerken terwijl de synchronisatie plaatsvindt. De applicatie werkt volledig onafhankelijk en vereist geen interactie van gebruikers. Dit betekent dat het team kan blijven werken in ShipServ zoals ze gewend zijn, zonder zich zorgen te maken over de technische details van de synchronisatie. De automatisering gebeurt op vaste tijden of real-time, afhankelijk van de configuratie, zonder dat dit impact heeft op de gebruikerservaring.

Foutafhandeling

Bij eventuele problemen worden meldingen gegenereerd, zodat het team direct kan ingrijpen indien nodig. Onze applicatie heeft een robuust foutafhandelingssysteem dat verschillende scenario's afhandelt. Wanneer er bijvoorbeeld een verbindingsprobleem is met een van de API's, wordt de synchronisatie automatisch opnieuw geprobeerd. Als er structurele problemen zijn, zoals ontbrekende data of API-wijzigingen, ontvangt het team een gedetailleerde melding met informatie over wat er mis is gegaan en hoe dit kan worden opgelost. Dit zorgt voor transparantie en maakt het mogelijk om snel te reageren op eventuele problemen.

Dankzij deze maatwerksoftware kan het team van de klant zich concentreren op wat echt belangrijk is: hun kernactiviteiten en klantrelaties.

Het resultaat: efficiëntie en nauwkeurigheid

De resultaten waren direct merkbaar na implementatie:

  • Handmatige werkzaamheden aanzienlijk verminderd: Het team bespaart nu meerdere uren per week die voorheen werden besteed aan handmatige data-invoer. Deze tijd kan nu worden gebruikt voor waardevollere taken die direct bijdragen aan de bedrijfsdoelen.
  • Fouten en inconsistenties geëlimineerd: Automatische synchronisatie voorkomt menselijke fouten zoals typefouten, vergeten velden, of verkeerde data-invoer. Dit leidt tot betere data-kwaliteit en minder tijd die wordt besteed aan het corrigeren van fouten.
  • Tevredenheid van het team toegenomen: Medewerkers kunnen zich richten op waardevollere taken in plaats van repetitieve, tijdrovende data-invoer. Dit heeft geleid tot meer werkplezier en betere productiviteit.
  • Betere data-integriteit: Alle offertes zijn nu consistent geregistreerd in beide systemen, zonder risico op verschillen tussen ShipServ en Exact Online. Dit zorgt voor betrouwbaardere rapportages en besluitvorming.

De klant was zo tevreden dat zij meer automatiseringsprojecten hebben besteld, die we in toekomstige blogartikelen zullen bespreken.

Belangrijke leerpunten

Deze case benadrukt de waarde van maatwerksoftware en een slimme digitale strategie:

Integratie van bestaande tools kan tijd besparen

In plaats van nieuwe systemen te implementeren, hebben we bestaande tools slimmer met elkaar verbonden. Veel bedrijven denken dat ze nieuwe software moeten aanschaffen om hun processen te verbeteren, maar vaak is het slimmer om bestaande systemen beter te laten samenwerken. Door ShipServ en Exact Online te koppelen, hoefde de klant niet te investeren in nieuwe software of hun werkwijze drastisch te veranderen. Ze konden blijven werken met de tools die ze al kenden en vertrouwden, maar dan met geautomatiseerde synchronisatie die tijd bespaart en fouten voorkomt.

Automatisering stelt teams in staat om zich te richten op taken met hoge waarde

Door repetitieve taken te automatiseren, kunnen medewerkers zich richten op strategische en creatieve werkzaamheden. In plaats van uren per week te besteden aan het handmatig kopiëren van data, kunnen medewerkers nu hun tijd besteden aan taken die echt waarde toevoegen voor het bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld zijn: het verbeteren van klantrelaties, het ontwikkelen van nieuwe strategieën, of het focussen op complexere taken die menselijke expertise vereisen. Automatisering maakt teams niet alleen efficiënter, maar ook effectiever.

Kleine workflowverbeteringen kunnen leiden tot meetbare bedrijfsimpact

Deze relatief eenvoudige integratie heeft een significante impact gehad op de dagelijkse operaties. Soms denken bedrijven dat alleen grote transformaties impact hebben, maar kleine, gerichte verbeteringen kunnen ook een enorme impact hebben. Deze API-koppeling was relatief eenvoudig om te implementeren, maar de impact was direct merkbaar: minder tijdverlies, minder fouten, en meer tevredenheid bij het team. Het toont aan dat je niet altijd een complete digitale transformatie nodig hebt – soms is een slimme, gerichte oplossing precies wat je nodig hebt om je processen te verbeteren.

Maatwerkoplossingen passen zich aan aan jouw specifieke behoeften

In tegenstelling tot standaard software, kunnen we precies datgene bouwen wat jouw bedrijf nodig heeft. Elke organisatie heeft unieke processen en behoeften, en standaard software kan niet altijd perfect aansluiten bij deze specifieke situaties. Met maatwerksoftware kunnen we een oplossing bouwen die precies past bij jouw workflow, je bestaande systemen, en je bedrijfsprocessen. Dit betekent dat je niet hoeft te werken rond de beperkingen van standaard software, maar dat de software zich aanpast aan jouw manier van werken. In dit geval konden we een oplossing bouwen die perfect aansloot bij de manier waarop de klant ShipServ en Exact Online gebruikte.

Wanneer is een API-integratie de juiste oplossing?

API-integraties zijn ideaal wanneer:

  • Je meerdere systemen gebruikt die niet automatisch met elkaar communiceren
  • Handmatige data-overdracht tijdrovend en foutgevoelig is
  • Je bestaande tools wilt behouden maar wel de efficiëntie wilt verhogen
  • Je real-time synchronisatie nodig hebt tussen systemen

Als jouw bedrijf worstelt met handmatige dubbelingen of losgekoppelde software, kan ons team een op maat gemaakte oplossing ontwerpen om jouw processen te stroomlijnen en echte impact te creëren.

API-integraties zijn bijzonder waardevol wanneer je verschillende systemen gebruikt die elk hun eigen specifieke functie hebben, maar die niet standaard met elkaar communiceren. Veel bedrijven gebruiken bijvoorbeeld een CRM-systeem voor klantrelaties, een ERP-systeem voor boekhouding, en mogelijk nog andere tools voor specifieke doeleinden. Door deze systemen te koppelen via API's, creëer je een geïntegreerde omgeving waarin data automatisch wordt gesynchroniseerd, zonder dat je hoeft te investeren in één alles-in-één oplossing die mogelijk niet perfect aansluit bij al je behoeften.

Een API-koppeling is ook de juiste keuze wanneer je bestaande systemen wilt behouden die goed werken voor hun specifieke doeleinden, maar die je efficiënter wilt maken door ze te laten samenwerken. In plaats van alles te vervangen, kun je bestaande investeringen beschermen en tegelijkertijd de efficiëntie verhogen door slimme integraties.

Volgende stappen

Wil je weten hoe wij jouw bedrijfsprocessen kunnen automatiseren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We analyseren graag jouw huidige workflow en bekijken waar automatisering de grootste impact kan hebben.

Bij Codelines geloven we in digitale strategie die echt rendeert. Samen maken we jouw bedrijfsprocessen slimmer, niet harder.