Digitale strategie, maatwerksoftware, echte impact – ons doel is om complexe bedrijfsprocessen om te zetten in efficiënte, geautomatiseerde oplossingen. In dit geval hebben we een klant geholpen bij het optimaliseren van het voorraadbeheer en het verkrijgen van bruikbare inzichten, wat resulteerde in slimmer gebruik van opslagruimte en werkkapitaal.

Voorraadbeheer is een kritieke factor voor veel bedrijven, vooral wanneer je werkt met dure producten of complexe supply chains. Handmatige berekeningen en beperkte analysetools kunnen leiden tot inefficiënties, overvoorraad, of juist tekorten die de productie kunnen onderbreken. In dit artikel delen we hoe wij een klant hebben geholpen door geautomatiseerde voorraadindicatoren te ontwikkelen die dynamisch worden berekend en geïntegreerd met Exact Online.

De uitdaging: complexe productvoorraad en beperkte analytics

Onze klant gebruikt Exact Online voor boekhouding, administratie en bedrijfsprocessen. Ze beheren een breed scala aan dure producten die veel opslagruimte vereisen.

Het probleem? De ingebouwde analysetools van Exact Online waren niet voldoende om complexe voorraadindicatoren te beheren, zoals:

  • Minimale hoeveelheid goederen en onderdelen voor productie: Wanneer moet er opnieuw besteld worden om productie niet te onderbreken?
  • Maximale hoeveelheid goederen en onderdelen voor productie: Wat is de optimale voorraad om niet te veel kapitaal vast te leggen?
  • Kritische voorraadniveaus: Wanneer loopt het bedrijf risico op tekorten?
  • Bestelniveaus: Op welk moment moet er een nieuwe bestelling worden geplaatst?

Deze indicatoren moesten dynamisch worden berekend op basis van financiële rapportages en interne documenten. De klant wilde altijd actuele, bruikbare inzichten zonder handmatige berekeningen.

Onze oplossing: geautomatiseerde berekening en integratie van indicatoren

We hebben een maatwerkapplicatie ontwikkeld om het hele proces te automatiseren:

Gegevensverzameling

Onze software leest automatisch relevante informatie uit Exact Online en interne documenten. Dit gebeurt periodiek volgens een ingesteld schema. De applicatie verzamelt data uit verschillende bronnen, waaronder financiële rapportages, verkoopgeschiedenis, en interne planning documenten. Door deze verschillende databronnen te combineren, krijgen we een compleet beeld van de voorraadsituatie en kunnen we nauwkeurige berekeningen maken.

Dynamische berekening

Alle voorraadindicatoren worden automatisch berekend op basis van door de klant gedefinieerde regels. Deze regels kunnen worden aangepast aan veranderende bedrijfsomstandigheden. De berekeningen houden rekening met factoren zoals verkoopgeschiedenis, seizoenspatronen, leveringstijden, en productievereisten. Dit zorgt ervoor dat de indicatoren altijd relevant en actueel zijn, en zich aanpassen aan veranderende omstandigheden.

Automatische upload

De berekende indicatoren worden periodiek geüpload naar Exact Online volgens het door de klant ingestelde schema. Dit zorgt ervoor dat de data altijd actueel is. De upload gebeurt automatisch op de ingestelde tijden, zonder dat medewerkers hierbij betrokken hoeven te zijn. Dit betekent dat het team altijd over de meest actuele voorraadindicatoren beschikt, zonder handmatige tussenstappen.

Flexibele configuratie

De klant kan eenvoudig de berekeningsregels aanpassen zonder technische kennis. Dit maakt de oplossing toekomstbestendig. Wanneer bedrijfsprocessen veranderen of nieuwe producten worden toegevoegd, kunnen de berekeningsregels eenvoudig worden aangepast. Dit zorgt ervoor dat de oplossing meegroeit met het bedrijf en altijd relevant blijft.

Dankzij deze oplossing beschikt de klant altijd over:

  • Actuele informatie over optimale voorraadniveaus: Altijd weten wanneer te bestellen en hoeveel
  • Inzicht in minimale, maximale en kritische volumes: Voorkomen van tekorten en overvoorraad
  • Verbeterde opslagplanning: Optimale ruimtebenutting zonder risico op tekorten
  • Betere cashflow management: Geen onnodige voorraad die kapitaal vastlegt

Het resultaat: slimmer voorraadbeheer en geoptimaliseerde opslag

De resultaten waren direct merkbaar:

Optimaal gebruik van werkkapitaal: Geen onnodige extra aankopen meer. De klant weet precies wanneer en hoeveel te bestellen. Door altijd de optimale voorraadniveaus te kennen, kan het bedrijf zijn werkkapitaal efficiënter inzetten. In plaats van kapitaal vast te leggen in onnodige voorraad, kan dit geld worden gebruikt voor andere investeringen of groei.

Beter gebruik van opslagruimte: Optimale ruimtebenutting zonder risico op tekorten. Dit leidt tot lagere opslagkosten. Door precies te weten hoeveel voorraad nodig is, kan het bedrijf zijn opslagruimte optimaal benutten. Dit betekent minder ongebruikte ruimte, lagere opslagkosten, en meer ruimte voor groei wanneer dat nodig is.

Betrouwbare, geautomatiseerde inzichten: Minder handmatig werk en fouten. Het team kan vertrouwen op de automatisch berekende indicatoren. In plaats van handmatige berekeningen die tijdrovend en foutgevoelig zijn, beschikt het team nu over automatisch gegenereerde, betrouwbare inzichten. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten die kunnen leiden tot verkeerde beslissingen.

Proactieve waarschuwingen: Het systeem waarschuwt tijdig wanneer voorraadniveaus kritiek worden, zodat actie kan worden ondernomen voordat problemen ontstaan. In plaats van reactief te reageren op tekorten, kan het team nu proactief handelen. Het systeem waarschuwt tijdig wanneer voorraadniveaus kritiek worden, waardoor het team tijd heeft om actie te ondernemen voordat er daadwerkelijk problemen ontstaan.

Deze case laat zien hoe maatwerksoftware het volledige potentieel van bestaande platforms zoals Exact Online kan benutten, waardoor bedrijven slimmere, datagedreven beslissingen kunnen nemen.

Waarom standaard software soms niet genoeg is

Standaard software zoals Exact Online biedt veel functionaliteit, maar kan niet altijd voldoen aan specifieke bedrijfsbehoeften:

  • Beperkte flexibiliteit: Standaard tools hebben vaste workflows die niet altijd aansluiten bij jouw proces
  • Ontbrekende functionaliteit: Specifieke berekeningen of indicatoren zijn niet altijd beschikbaar
  • Handmatige tussenstappen: Vaak is er nog handmatig werk nodig om de gewenste inzichten te krijgen

Maatwerksoftware vult deze gaten op door precies datgene te bouwen wat jouw bedrijf nodig heeft, terwijl je bestaande systemen behoudt. In plaats van te investeren in nieuwe software of je processen aan te passen aan de beperkingen van standaard software, kun je maatwerksoftware ontwikkelen die precies aansluit bij jouw specifieke behoeften.

Belangrijke leerpunten

Automatisering van complexe berekeningen bespaart tijd en vermindert fouten: Door berekeningen te automatiseren, elimineer je menselijke fouten en bespaar je kostbare tijd. Complexe voorraadberekeningen die voorheen uren kostten, worden nu automatisch uitgevoerd in minuten. Dit geeft het team meer tijd voor strategische taken en voorkomt fouten die kunnen leiden tot verkeerde beslissingen.

Integratie van interne data en financiële rapportage levert dynamische inzichten: Door verschillende databronnen te combineren, krijg je een completer beeld van je voorraadsituatie. In plaats van data uit verschillende systemen handmatig te combineren, doet de applicatie dit automatisch. Dit levert niet alleen tijdwinst op, maar zorgt ook voor completere en nauwkeurigere inzichten.

Slim voorraadbeheer leidt tot beter gebruik van opslagruimte en financiële efficiëntie: Optimale voorraadniveaus zorgen voor betere cashflow en lagere opslagkosten. Door precies te weten hoeveel voorraad nodig is, kan het bedrijf zijn financiële middelen efficiënter inzetten. Dit leidt tot betere cashflow, lagere opslagkosten, en meer ruimte voor groei.

Maatwerkoplossingen kunnen bestaande systemen uitbreiden: Je hoeft niet alles te vervangen – vaak is uitbreiding van bestaande systemen de beste oplossing. In plaats van te investeren in nieuwe software, kunnen we bestaande systemen uitbreiden met maatwerkfunctionaliteiten. Dit bespaart niet alleen kosten, maar zorgt er ook voor dat het team kan blijven werken met de tools die ze al kennen en vertrouwen.

Wanneer is automatisering van voorraadbeheer de juiste keuze?

Automatisering van voorraadbeheer is ideaal wanneer:

  • Je complexe voorraadindicatoren moet berekenen die standaard software niet ondersteunt
  • Handmatige berekeningen tijdrovend en foutgevoelig zijn
  • Je real-time inzichten nodig hebt in je voorraadsituatie
  • Je werkkapitaal wilt optimaliseren door slimmer voorraadbeheer

Als jouw bedrijf worstelt met complexe voorraadberekeningen of beperkte analysetools, kunnen wij een op maat gemaakte automatiseringsoplossing ontwerpen die real-time, bruikbare inzichten biedt.

Voorraadbeheer automatisering is bijzonder waardevol voor bedrijven die werken met complexe producten, meerdere leveranciers, of seizoensgebonden vraag. Door automatische berekeningen en real-time inzichten, kunnen deze bedrijven hun voorraad optimaliseren zonder handmatig werk of complexe spreadsheets.

Volgende stappen

Wil je weten hoe wij jouw voorraadbeheer kunnen optimaliseren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We analyseren graag jouw huidige voorraadprocessen en bekijken waar automatisering de grootste impact kan hebben.

Bij Codelines geloven we in digitale strategie die echt rendeert. Samen maken we jouw bedrijfsprocessen slimmer, niet harder.