Sfeerfoto Maekelhoeve (Dinner & Dance / evenementenlocatie)

Boekingsplatform voor Dinner & Dance evenementen

Eén platform voor evenementen, reserveringen, betalingen en klantcommunicatie.

Online reserveren en direct betalen via Mollie

Reservelijst, bevestigingsmails en herinneringen automatisch

MyMaekelhoeve-account om reserveringen te beheren

De uitdaging

Maekelhoeve wilde haar Dinner & Dance-evenementen professioneel en overzichtelijk aanbieden: reserveringen centraal beheren, online betalingen ontvangen en gasten automatisch op de hoogte houden. Het doel was een betrouwbaar boekingsplatform dat administratie vermindert en de ervaring voor zowel de organisatie als de bezoeker verbetert.

Reserveringen en betalingen centraal: Boekingen liepen voorheen via verschillende kanalen; betalingen en bevestigingen vergden handmatig werk. Er was behoefte aan één plek waar gasten kunnen reserveren, direct kunnen betalen en een duidelijke bevestiging ontvangen.

Volzet? Geen verloren kansen: Bij uitverkochte evenementen wilden gasten op een reservelijst kunnen. Zodra er plaatsen vrijkomen, moeten zij automatisch per e-mail worden uitgenodigd om te betalen en te bevestigen.

Beheer en communicatie op maat: Maekelhoeve had behoefte aan een admin om reserveringen, betalingen en dieetwensen te beheren, plus e-mailtemplates per type evenement (bevestiging, herinnering, betalingsdeadline, annulering) voor consistente en professionele communicatie.

Laptop met website Maekelhoeve Events (boekingsplatform)

Platform op laptop: overzicht evenementen of reserveringspagina

Het platform

Maekelhoeve – boekings- en evenementenplatform

Het platform is een maatwerk webapplicatie op basis van Django. Bezoekers zien per categorie (zoals Dinner & Dance) de beschikbare evenementen met datum en beschikbaarheid, kunnen een reservering plaatsen met aantal gasten en eventuele dieetwensen, en – indien van toepassing – direct online betalen. Na afloop kunnen ze met hetzelfde e-mailadres inloggen in MyMaekelhoeve om hun reserveringen te bekijken en te beheren.

Het platform biedt een kalender met evenementen, duidelijke weergave van volzet/bijna volzet, optionele vooruitbetaling (betalen vóór een bepaalde datum), voorschot voor grote groepen, en een reservelijst met automatische e-mail wanneer er plaats vrijkomt. In de Django-admin beheert Maekelhoeve evenementen, reserveringen, betalingen en voedseluitzonderingen; e-mailtemplates (bevestiging, herinnering, betalingsdeadline, annulering, terugbetaling) zijn per evenementcategorie in te stellen. De site is Nederlandstalig en sluit aan op de hoofdsite maekelhoeve.be.

Alle online betalingen lopen via Mollie. Gasten betalen hun reservering of het restbedrag na voorschot; terugbetalingen bij annulering worden eveneens via de Mollie API afgehandeld. De koppeling zorgt voor betrouwbare betalingsstatus en minder handmatig werk.

SendGrid wordt gebruikt voor alle transactionele e-mails: bevestiging na reservering, plaatsing op de reservelijst, uitnodiging om te betalen wanneer er plaats vrijkomt, herinnering aan de betalingsdeadline, herinnering drie dagen voor het evenement, en bevestiging bij annulering of terugbetaling. Hierdoor is de communicatie professioneel en consistent.

De applicatie draait op Django met Celery en Redis voor achtergrondtaken. Betalingsstatus wordt asynchroon bijgewerkt, terugbetalingen en e-mails worden via Celery afgehandeld, en de admin kan exports (o.a. XLSX, PDF) genereren. Dit houdt de ervaring snel en schaalbaar.

Screenshot homepage / overzicht evenementen per categorie

Screenshot boekingspagina / detail evenement met reserveringsformulier

bezoek website

Het platform fungeert als onderdeel van de online aanwezigheid van Maekelhoeve. Het is bereikbaar op events.maekelhoeve.be; de hoofdsite staat op maekelhoeve.be. Elke pagina heeft een eigen meta title en meta description; Open Graph-tags (title, description, image, url) ondersteunen een correcte weergave bij delen op social media. De site gebruikt een viewport voor responsive weergave en Google Tag Manager voor analytics. De site is Nederlandstalig; er zijn geen meertalige URL-varianten. Pagina's zijn geïndexeerd (index,follow) in productie, met duidelijke titels zoals „Dinner & Dance | Events | Maekelhoeve“.

Website op smartphone (evenementenlijst of reservering)

Smartphone met website Maekelhoeve Events

Mobile first

Ook onderweg

De site is responsive opgebouwd met een viewport (width=device-width, initial-scale=1.0) en media queries voor verschillende schermbreedtes (o.a. 1250px, 1024px, 900px, 600px, 425px). Bezoekers kunnen evenementen bekijken, reserveren en betalen op smartphone of tablet. Omdat veel gasten onderweg of thuis op de telefoon reserveren, was een goede mobiele ervaring essentieel voor Maekelhoeve.

1
Vrijblijvend een intake gesprek

In een initiële fase voeren we een vrijblijvend intakegesprek om de behoeften en doelstellingen van jouw project te begrijpen. We denken mee en pikken in op jouw ideeën.
2
Interne analyse van jouw vraag

Na het intakegesprek voert ons team een grondige interne analyse uit, waarbij we de technische vereisten, projectcomplexiteit en benodigde resources in kaart brengen.
3
Je ontvangt een budget

Op basis van de bevindingen uit de interne analyse stellen we een gedetailleerd budgetvoorstel op, inclusief de scope van het project, de geschatte kosten en de verwachte tijdslijnen.
4
Start van het ontwikkelingsproces

Na goedkeuring van de offerte gaan we van start met het ontwikkelingsproces, waarbij we nauw samenwerken om een succesvolle realisatie te garanderen.